請求書PDFの保存方法と電子帳簿保存法｜ファイル名のつけ方

更新日：2026年10月23日

2024年1月から、メールやWebでやり取りした請求書・領収書などの「電子取引データ」は、電子データのまま保存することが義務になりました。フリーランス・個人事業主も対象です。難しく聞こえますが、少額の事業者なら「ルールを決めてPDFを保存する」だけで対応できます。

保存のために満たす2つの要件

① 改ざんされない仕組み（真実性）

次のいずれかで対応します。個人で最も手軽なのは、国税庁のひな形を使った事務処理規程を作って守る方法です。

• タイムスタンプが付いたデータを受け取る／自分で付ける
• 訂正・削除の履歴が残るクラウドサービスに保存する
• 「訂正削除の防止に関する事務処理規程」を定めて運用する

② 探せる状態にする（可視性・検索要件）

「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できるようにするのが原則です。ただし、基準期間（2年前）の売上高が5,000万円以下の事業者は、税務職員からデータのダウンロードを求められたときに応じられるようにしておけば、検索要件は不要です。それでも、自分が後で探しやすいように、ファイル名のルールを決めておくのがおすすめです。

おすすめのファイル名ルール

ひとり請求書で「PDF保存・印刷」を押すと、この形式のファイル名が自動で入ります。受け取った請求書も同じルールで名前を変えておけば、日付・取引先・金額で検索できます。

フォルダ構成の例

• 📁 電子取引
  • 📁 2026年
    • 📁 発行（自分が送った請求書・領収書）
    • 📁 受領（受け取った請求書・領収書）

クラウドストレージを使う場合は、誤って上書き・削除しないよう、共有設定やゴミ箱の保持期間も確認しておきましょう。

保存期間

法人は原則7年間（欠損金が生じた事業年度は10年間）。個人事業者は書類の種類により5年または7年ですが、インボイスの写しや受け取ったインボイスは消費税法により7年間の保存が必要です。迷ったら7年間保存しましょう。

出典：国税庁「電子帳簿保存法関係」、「電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係）」、「参考資料（各種規程等のサンプル）」