見積書・納品書・請求書・領収書の違い

更新日：2026年10月23日

取引は一般的に 見積書 → （受注）→ 納品書 → 請求書 → （入金）→ 領収書 の順で進みます。それぞれの役割を知っておくと、取引先とのやり取りがスムーズになります。

書類	出すタイミング	主な役割	インボイスにできる？
見積書	受注前	金額・作業範囲・条件を提示する	対象外
納品書	納品時	何をいつ納めたかを伝える	できる
請求書	納品後・月末など	代金の支払いを求める	できる
領収書	入金後	代金を受け取ったことを証明する	できる

見積書

受注前に金額や条件を提示する書類です。作業範囲・修正回数・納期・有効期限を書いておくと、後のトラブルを防げます。見積書を作る

納品物と数量を伝え、検品に使ってもらう書類です。月締めで請求する場合は、納品書ごとに明細を伝え、請求書でまとめることもあります。納品書を作る

支払いを求める書類です。インボイス登録している場合は、登録番号・税率ごとの消費税額など6つの記載事項が必要です（書き方）。支払期限と振込先を忘れずに。請求書を作る

代金を受け取ったことを証明する書類です。紙で5万円以上の領収書には収入印紙が必要ですが、PDFで送る場合は不要です。領収書を作る

区分	保存期間
法人	原則7年間（欠損金が生じた事業年度は10年間）
個人事業者（青色申告）	帳簿・決算書類・現金預金取引等関係書類は7年間、その他の書類（請求書・見積書・納品書など）は5年間
インボイス（交付した写し・受け取ったもの）	消費税法により7年間

電子でやり取りした書類は電子データのまま保存します（保存方法）。

振込で支払いを受けたとき、領収書は必要ですか？

振込の場合は振込記録が支払いの証明になるため、領収書を発行しないことも多いです。取引先から求められた場合は発行します。

全部の書類を必ず出さなければいけませんか？

法律で必ず発行しなければならない書類は決まっていません。取引先との取り決めによります。ただし登録事業者は、取引先から求められたらインボイスを交付する義務があります。